Eficiența poate fi învățată

Orice lider trebuie să îndeplinească corect sarcinile - eficiența. Persoanele cu abilități mentale strălucitoare pot fi lucrători ineficienți. Mintea, imaginația și cunoștințele doar în combinație cu eficiența sunt încorporate în rezultate.

Până de curând, principala problemă a organizației era productivitatea lucrătorilor manuale. În ultimele sute de ani, am învățat să o măsurăm și am crescut în mod repetat productivitatea unui lucrător individual. Munca organizațiilor moderne se bazează pe munca intelectuală.

1. Nu poate fi măsurat folosind criterii derivate pentru munca fizică;
2. Nu se poate cuantifica;
3. Nu se măsoară prin costurile suportate;
4. Contribuția managerilor nu depinde de numărul de subordonați;
5. Eficiența este rezultatele, nu cantitatea de muncă managerială.

În cărțile despre dezvoltarea personalului managerial, ele prezintă un portret al „liderului de mâine” ca „o persoană pentru toate timpurile”, la astfel de oameni, lumea a avut întotdeauna o mare lipsă. Generic Generic Obligatoriu:

1. Capabil să efectueze analize;
2. A lua decizii;
3. Lucrați cu oameni;
4. Gândiți creativ;
5. Bună cunoaștere a matematicii;
6. Înțelegeți caracteristicile companiei și structurii dvs. de conducere.

Companiile recrutează persoane care, în cel mai bun caz, au una dintre calitățile dorite. Formați o organizație astfel încât orice persoană care este puternică într-o anumită zonă să își poată folosi abilitățile și abilitățile în activitatea sa. Pariați pe extinderea orizontului activităților oamenilor cu instrumentele disponibile. Nu contați pe un salt accentuat în dezvoltarea abilităților personale.

O trăsătură distinctivă a liderilor eficienți este capacitatea de a obține un rezultat pozitiv în toate. Cinci obiceiuri pe care un lider trebuie să le dezvolte pentru a funcționa eficient:

1. Știți în ce vă petreceți timpul. Lucrați la gestionarea timpului, crescând eficacitatea acestuia.
2. Concentrați-vă pe realizări care depășesc organizația. Nu vizează locul de muncă, ci rezultatul final.
3. Dezvoltă-ți punctele forte - propriul tău, superiorii tăi, colegii, subalternii. Nu vă concentrați asupra punctelor slabe, nu începeți cu sarcini pe care nu le puteți rezolva.
4. Concentrați-vă asupra domeniilor în care munca de înaltă calitate va produce rezultate excepționale. Prioritizați și rămâneți deasupra lor.
5. Luati decizii eficiente. Deciziile corecte sunt un sistem, o serie de pași corecți în succesiunea corectă. O soluție eficientă se bazează pe o divergență de opinii, nu pe consens. Soluțiile rapide sunt decizii eronate. Ar trebui să existe câteva soluții, dar acestea ar trebui să fie fundamentale. Este nevoie de strategia corectă, nu de trucuri inventive.

Petreceți-vă timpul

Resursa de timp este de neînlocuit! Învață să-ți gestionezi timpul - mai întâi, cât mai exact posibil, determină la ce este cheltuit efectiv și minimizează utilizarea sa neproductivă. Consolidați timpul pe care îl puteți controla în blocuri mărite, nu faceți 20 de blocuri, faceți 5.

Procesul de management al timpului constă în trei etape.

Înregistrare în timp

Luați în considerare timpul petrecut în muncă, analizați-vă eficacitatea.

Primul pas pentru îmbunătățirea performanței managerului este înregistrarea cu exactitate a timpului petrecut. Înregistrați-vă timpul petrecut în mod regulat.Identificați cele mai neproductive activități și scăpați de ele. După fiecare verificare, creați un nou program de lucru. Puneți-vă întrebări de diagnostic:

1. Ce se va întâmpla dacă acest lucru nu se va face deloc? Dacă răspunsul este „nimic”, renunțați la acest caz.
2. Ce tipuri de activități pentru care sunt responsabilă poate o altă persoană să își asume și să facă treaba nu mai rău, sau chiar mai bine, decât mine?
3. Care sunt activitățile mele care pierd timpul fără a aduce beneficii muncii mele?

De gestionare a timpului

Faceți un plan pentru lucruri utile și necesare. Managementul slab îți petrece cea mai mare parte a timpului.

1. Identificați risipa de timp neproductivă din cauza lipsei de sistem sau a perspectivelor. Crizele de muncă recurente an de an sunt un semnal bun pentru acțiune. Criza care a avut loc a doua oară nu trebuie să mai apară.
2. Asigurați-vă că nu există prea multă forță de muncă - acest lucru reduce eficiența. În astfel de cazuri, lucrătorii petrec mai mult timp pentru „interacțiune” decât pentru muncă. Dacă liderii își petrec mai mult de o zecime din timp rezolvând „problemele relațiilor umane”, colectivul este prea mare.
3. Prea multe întâlniri este un indiciu al unei organizări precare. Sarcina ar trebui să fie holistică, nu o descompun în mai multe sub-sarcini, atunci când responsabilitatea este împărțită între multe persoane, iar informațiile nu ajung la cei care au nevoie de ea. Întâlnirile nu ar trebui să fie regula, ci o excepție de la regulă.

Consolidarea timpului

Grupați cazurile în blocuri mari de timp. Timpul de lucru va fi cheltuit în lipsă dacă este fragmentat în blocuri de 15-30 minute. Există multe moduri de a consolida blocurile de timp. Puteți lucra acasă o zi pe săptămână; planificați întâlniri, verificări, discuții cu diferite probleme pentru două zile din săptămână; Programează volumul zilnic de muncă în fiecare dimineață înainte de a merge la serviciu.

Timpul discreționar este alocat pentru a face lucruri care aduc cel mai mare randament. Estimați cât de mult vă stă la dispoziție. Alocați blocuri solide de timp pentru evenimente specifice. Examinați-vă constant programul și scăpați de activitățile cele mai puțin productive.

Nu lăsați planul pe hârtie - lucrați cu el în mod constant.

Deseori managerii trebuie să se ocupe de sarcini ineficiente, dar necesare: să vorbească cu cei mai buni clienți, să participe la întâlniri din subordine, să ofere informații ... Încercați să atribuiți astfel de probleme unor subordonați responsabili. Pentru a obține rezultate reale, un lucrător mental trebuie să se concentreze pe realizările și obiectivele muncii întregii organizații.

Cum pot contribui la succesul organizației mele?

Amintiți-vă responsabilitatea dvs. față de companie. O persoană care își concentrează toată atenția asupra eforturilor continue și își subliniază în mod constant autoritatea și puterea este doar o subordonată, oricât de mare ar fi statutul său în organizație.

Responsabilitățile personale ale șefului

Fiecare organizație trebuie să aibă succes în trei domenii principale:

1. Rezultate imediate;
2. Dezvoltarea valorilor și confirmarea acestora;
3. Pregătirea angajaților pentru muncă în viitor. Dacă organizația eșuează într-una din aceste zone, atunci mai întâi va fi într-o stare de stagnare, apoi va înceta să mai existe. În aceste domenii, liderul ar trebui să contribuie.

Incapacitatea sau dorința de a schimba în conformitate cu cerințele unei noi poziții este o cauză comună a eșecului managerului. Nu numai că rezultatele se îndreaptă către activitatea sa se schimbă, importanța generală a celor trei parametri principali ai muncii de succes se schimbă.

Cum să crești eficiența unui specialist

Este necesar să oferiți specialistului posibilitatea de a lucra eficient în nișa sa.El trebuie să înțeleagă clar cine va folosi rezultatele muncii sale și ce anume utilizatorul trebuie să știe și să înțeleagă pentru a-și face munca productiv. Este necesar să aveți grijă de aplicabilitatea practică a produsului dumneavoastră. Principalul lucru este să nu producem universale, „jack of all trade”.

Relații interpersonale corecte

Relațiile interpersonale corecte apar atunci când, în munca și relațiile cu ceilalți, liderul se concentrează pe contribuția sa la cauza comună. Cerințe pentru relații interpersonale eficiente:

1. Comunicare;
2. Lucru in echipa;
3. Dezvoltare de sine;
4. Dezvoltarea altor oameni.

Întâlnire eficientă

Regula principală este orientarea inițială a întâlnirii către un rezultat specific.

Un lider eficient ar trebui să știe clar ce dorește să obțină printr-o întâlnire, raport sau prezentare. Conținutul acestor evenimente trebuie să fie gândit cu atenție și comunicat în prealabil participanților.

Cum să întărim punctele forte

Pentru a obține rezultate, utilizați toate atuurile posibile ale subordonaților, partenerilor, superiorilor și propriilor dumneavoastră. Faceți punctele forte cât mai productive.

Selecția angajaților în funcție de punctele lor forte

Norme de recrutare a personalului:

1. Ar trebui considerată imposibilă o poziție în care două sau trei persoane s-au schimbat deja, care și-au făcut treaba bine la slujbele anterioare. Schimba-l.

2. Faceți fiecare post pe scară largă și semnificativă. Sarcina de lucru ar trebui să fie atât de largă încât toate calitățile puternice ale angajatului să se manifeste în forță deplină - acest lucru va dezvălui punctele forte ale candidatului.

3. Începeți să lucrați cu oamenii, dezvăluind și folosind corect potențialul lor, mai degrabă decât încredințându-le responsabilităților standard. Nu încercați să evaluați potențialul angajatului, potențialul este doar o promisiune. Managerii de succes își dezvoltă propriile formulare de evaluare, care constau în listarea realizărilor angajaților din pozițiile anterioare și patru întrebări:

• Ce face bine?
• Ce mai poate face bine pe baza abilităților sale?
• De ce are nevoie să învețe cum să folosească la maxim forțele sale?
• Dacă aș avea copii, mi-ar plăcea să lucreze cu această persoană în viitor? De ce?

4. Pentru a utiliza punctele tari, trebuie să fiți capabil să vă supuneți punctelor slabe.

5. Evitati capcana periculoasa de a crea posturi pentru o anumita persoana.

Cum să-ți administrezi șeful

Accentul pus pe punctele tari ale conducătorului său, adică crearea de condiții pentru ca acesta să acționeze asupra căruia este capabil, face ca activitatea atât a lui, cât și a subordonatului său să fie efective.

Dacă forța șefului este capacitatea sa politică la postul, unde politica este crucială, introduceți-l mai întâi în aspectul politic al situației. El va înțelege ce este în joc și își va folosi în mod eficient punctele forte, luând în considerare noua direcție a politicii.

Îmbunătățirea propriei eficiențe

Faceți ceea ce puteți face cel mai bine, căutați constant ce altceva puteți face.

Un lider eficient observă întotdeauna propria sa activitate, rezultatele sale și încearcă să urmărească tendințele generale: cum să lucreze mai eficient cu publicul sau la ce oră a zilei este mai bine să scrieți prezentări, să faceți note rapide sau să lucrați cu atenție prin fiecare propunere.

Pentru a fi eficient, este necesar să extindem oportunitățile și să limităm problemele. Standardele pentru activitățile unui grup de oameni sunt stabilite pe exemplul unui lider - activitatea dvs. ar trebui să se bazeze doar pe punctele tale forte.

Toate la timpul lor

Principalul secret al eficacității este concentrarea. În primul rând, este necesar să efectuați cele mai importante lucruri și să nu faceți niciodată mai multe lucruri importante în același timp. Este nevoie de auto-disciplină, putere de voință de fier și capacitatea de a spune nu.Acest lucru vă va ajuta cu un număr foarte mare de sarcini.

A face un lucru într-o singură perioadă de timp înseamnă a face repede. Oamenii care sunt capabili să refacă o mulțime de lucruri, de natură diferită, se ocupă cu ele la rândul lor.

Scapă de încărcătura de ieri

Scăparea sistematică de la vechi este singura cale de a începe eficient una nouă. Scapă de eșecurile din trecut; succesele de ieri, care au încetat să mai fie productive; activități care nu au adus rezultatele dorite.

Problema cu organizațiile cunoscute nu este lipsa creativității. Adesea, toți angajații lor sunt prea ocupați să rezolve sarcinile de ieri. Stimularea creativității are succes chiar și în cele mai limitate structuri saturate de birocrație, dacă verifică în mod regulat relevanța programelor și activităților lor și orice activitate neproductivă încetează imediat.

Prioritate și alte probleme

Prioritizarea este o sarcină simplă. Este mai dificil să identificăm sarcini care nu sunt prioritare, care ar trebui să fie amânate și să respecte cu strictețe soluția lor. Curajul, nu analiza, dictează regulile cu adevărat importante pentru prioritizare:

1. Alege viitorul, nu trecutul;
2. Concentrați-vă pe oportunități, nu pe problemă;
3. Alegeți-vă propria direcție și nu mergeți cu fluxul, urmând câștigătorii;
4. Stabiliți obiective care să ofere un rezultat vizibil, și nu pe cele care sunt obținute în siguranță și simplu.

Impună-ți propriile sarcini prioritare, în ciuda limitărilor de timp și circumstanțe. Aceasta este singura speranță a liderului de a deveni stăpânul timpului și circumstanțelor sale, și nu sclavul lor.

Procesul de luare a deciziilor

Liderii eficienți gândesc în categorii strategice și pe scară largă. Nu vă fixați un obiectiv pentru a rezolva problemele actuale, nu luați prea multe decizii. Concentrați-vă doar pe cele mai importante. Nu vă străduiți pentru luarea rapidă a deciziilor.

Trebuie să știți când decizia ar trebui să se bazeze pe principiul și când - pe baza nevoilor momentului și a pragmatismului. Cea mai mare parte a timpului în acest proces nu este dedicată luării deciziilor, ci punerii lor în practică. Implementarea unei soluții eficiente ar trebui să fie simplă și cât mai aproape de capacitățile angajatului mediu.

Procesul de luare a deciziilor eficiente:

1. Întrebați-vă: „Această situație este caracteristică sau este o excepție de la regulă?” Rezolvați o problemă caracteristică comună prin stabilirea unui principiu. Excepțiile trebuie tratate, având în vedere situația specifică.
2. Definiți în mod clar ce ar trebui obținut datorită unei soluții specifice. Care sunt obiectivele sale? Care sunt sarcinile minime înaintea lui? Ce condiții ar trebui să satisfacă? O soluție eficientă trebuie să fie în concordanță cu obiectivele, altfel este ineficientă și inadecvată.
3. Începeți cu ceea ce este corect, nu cu ceea ce este acceptabil. În faza finală, mai trebuie să faci compromisuri. Dacă o persoană nu știe să îndeplinească condițiile de graniță, nu poate alege între compromisul corect și greșit, iar acest lucru duce adesea la erori.
4. Implementarea soluției durează cel mai mult timp. Nici o soluție nu va fi eficientă, cu excepția cazului în care mecanismele de implementare a acesteia sunt dezvoltate de la bun început. Nici o decizie nu poate fi considerată adoptată până când cineva nu este responsabil pentru punerea în aplicare a acesteia. Punerea unei decizii în acțiune necesită răspunsuri la mai multe întrebări: „Cine ar trebui să știe despre această decizie?”, „Ce acțiuni trebuie luate?”, „Cine va trebui să le ia?”, „Care ar trebui să fie acțiunea pentru ca persoanele cărora le este încredințată? au putut să o îndeplinească? ". Acțiunile trebuie să fie în concordanță cu abilitățile oamenilor cărora li se va încredința punerea în aplicare.
5. Oferiți un sistem de feedback pentru a verifica constant implementarea soluției și reconcilierea cu planul de implementare. Un feedback eficient necesită informații, numere și date organizate. Liderul trebuie să verifice personal modul de punere în aplicare a deciziilor sale, altfel activitățile sale vor fi ineficiente.

Soluții eficiente

Orice decizie este o alegere între opțiuni. Pentru a lua o decizie eficientă, colectați numărul maxim de opinii susținute de fapte. Dezvoltați obiceiul, atât în ​​voi, cât și în colegii dvs., de a determina ce ar trebui să acordați atenție, ce trebuie să studiați și ce să verificați. Acesta este fundamentul oricărei soluții eficiente.

O soluție eficientă nu este rezultatul consensului în evaluarea faptelor, ci este rezultatul conflictelor de opinii diferite, precum și a unei analize serioase a unei varietăți de opțiuni.

Dezvoltarea unui mecanism de evaluare adecvat implică un anumit risc. Pentru a face o judecată, trebuie să ai alegeri. Doar cu disponibilitatea opțiunilor se poate spera la o alegere rezonabilă.

Prima regulă de luare a deciziilor este să nu luați decizii până când nu auziți opinii care sunt contrare ale voastre. De ce, atunci când decideți, ar trebui să insistați pe contraargumente:

1. Acesta este singurul mod de a preveni o situație în care decidentul devine prizonier al organizației. Modul de a scăpa de captivitatea prejudecăților este de a ne asigura că sunt primite obiecții documentate și gândite cu atenție.
2. Doar dezacordurile oferă alternative la opțiunea propusă. O soluție fără alternativă este doar mutarea unui jucător disperat, oricât de atent este gândit. Privește opoziția ca un mijloc de a gândi soluții.

Fiecare decizie este o intervenție într-un sistem depanat. Un lider bun nu își va asuma riscuri și nu va lua decizii inutile. Decizia ar trebui luată dacă situația se va agrava fără ea. Oportunitățile adesea duc la îmbunătățiri decât la schimbări radicale.

Sunteți gata să luați o decizie dacă: cerințele sunt gândite, opțiunile sunt studiate, riscurile și beneficiile sunt echilibrate, dar acest lucru nu este suficient. În această situație, un lider de succes trebuie să reziste ispitei și să efectueze din nou un studiu asupra acestei probleme.